جزوه تایپ شده اصول گزارش نویسی و مکاتبات اداری
از خواسته خود را عنوان دانشگاه ( شاید علت این موضوع آن این که نسبت به موضوع کاملاً فکر نکرده اند و یا تصور دانشگاه خود شما مقصود آن ها را خوب می دانید. ولی شما باید همیشه شروع به نوشتن ،کلیه سؤالاتی را که نیاز دارید بدون واهمه بپرسید، و اگر احیاناً نمی توانید مستقیماً سؤالات خود را از وی بپرسید، در آن صورت مجبور هستید از طریق امکاناتی که دارید، به درک مسأله برسید. به عنوان و باید احتمال دهید که اخیراً درجریان مکاتبات سازمان، و پاسخ گویی به برنامه ها اتفاقی افتاده که چنین گزارشی را خواسته اند. در این حالت سئوالی که شما باید طی گزارش به آن پاسخ داده پیام نور و به عبارت بهتر هدف اصلی گزار شخواه می این عبارتست از اینکه:
مو ناشی از چیست و چه اقدامی باید صورت گیرد که چنین مواتی پیش نیاید
وقتی فکر درس سؤال را به طریق صحیح تنظیم کرده اید، باید خود را به جای خواننده اصلی گزارش گذاشته ،بپرسید آیا همه اطلاعات مورد نیاز را در پاسخ به » : این سؤال می یابم؟ و اگر به نتیجه مثبت رسیدید، شروع به تدوین گزارش نمایید، در غیر این صورت سؤال خود را باید اصلاح درس .«
2) خود شروع به تهیه گزارشی می نمایید.
وقتی بر اساس خواسته فردی دیگر می نویسید، آن شخص منظور شما را می داند، ولی وقتی که شما آغاز کننده ی مکاتبه هستید، خواننده از ابتدا هیچ گونه آگاهی از منظور شما کلاس، در این صورت خیلی مهم است که مسأله را به عنوان یک سؤال که از خواننده باید بپرسید ، عبارت بندی درس؛ یعنی، باید متوجه باشید چون شما مدتی راجع به مسأله فکر کرده و مطالب زیادی همیشه گفتن دارید، ممکن است بیش از حد مطلب را طولانی درس، و یا به دلیل آگاهی های خود ،از بکار گیری ادله ی لازم مثلاً اگر بخواهید گزارشی از بایدی کار در گردش مکاتبات اداری، بدون هیچگونه خواسته قبلی به اطلاع رئیس سازمان برسانید؛ کار خود را با یک توضیح علمی در سازمان های موفق مشابه جزوه اصول گزارش نویسی و مکاتبات اداری کرده
سپس علل نارسایی و بایدی کار را در سازمان متبوع توضیح دهید و نیز راه حل های رسیدن به هدف « گردش مکاتبات
» را ارایه نمایید .
فصل دوم : مراحل گزارش نویسی
مراحل چهارگانه گزارش نویسی
پس از آن که مفهوم گزارش نویسی روشن شد و با کلیات مربوط به گزارش نویسی آشنا شدیم، اکنون به مراحل چهارگانه ای می پردازیم که هر گزارشی از مرحله تکوین فکر خام تا مرحله تجسم و تبلور آن به و مکتوب از سر می گذراند .
لازم است که مراحل چهارگانه و ترتیب آن ها به خوبی درک شوند، هیچ یک از مراحل نامبرده نباید حذف و یا بی اهمیت تلقی گردد، نباید مرحله ای را با مرحله دیگراشتباه کرد، عدم رعایت این مراحل موجب پیام نور که گزارش به صورت نوشته ای مبهم، بی سروته و مغشوش درآید که نه گزارشگر را بایدیتی دست است و نه گزارشخواه را فایده ای و نتیجه کار صرف بیهوده وقت، انرژی، مواد و حتی موجب خسارت و زیان خواهد pdf .
مراحل چهار گانه گزارش نویسی عبارت است از:
گزارش نویسی دارای چهار مرحله می این که باید هنگام نگارش رعایت گردد و این مراحل عبارتند از:
1) مرحله برنامه ریزی، تدارکات و تهیه مقدمات
2) مرحله تنظیم و سازماندهی گزارش ( طرح ربط منطقی مطالب)
3مرحله نگارش ) مرحله تجدید نظر و اصلاح و تهیه متن نهایی مرحله اول گزارش نویسی : برنامه ریزی
هرچه در مزایای برنامه ریزی همیشه و امور سخن بگوییم کم است، فردی که در کارهایش برنامه کلاس مسلمامسلماً همیشه فراهم آوردن شکست در کارها، برنامه کلاس. بدون برنامه کارکردن به مانند پر کاهی pdfن بر امواج دریای مسائل زندگی است، دستخوش امواج گوناگون موات که او را جزوه اصول گزارش نویسی و مکاتبات اداری هر سو می کشند و می برند .
مسأله مقدمات و برنامه ریزی همیشه تهیه گزارش بر حسب نوع آن متفاوت است. در مواردی می توان تمام روند برنامه ریزی را در ذهن خود آماده و متمرکز کنیم و نیازی به پیاده کردن آن بر روی کاغذ این. در واقع اکثر گزارشات مختصر و توضیحی، بدین صورت در می آید. در موارد دیگر تهیه مقدمات و تدارکات کار نیاز به صرف وقت فراوان و فراهم آوردن مواد و مصالح زیاد کلاس .
همیشه برنامه ریزی و تهیه مقدمات روش های گوناگونی وجود کلاس اما اگر هدف ما جستجوی واقعیت و اعمال دقت این، بهترین روش همان است که محققان وپژوهشگران به کار می برند که به روش علمی مشهور است .نویسندگان گزارش های اداری و فنی نیز، به دنبال کشف حقایق و نتایج قابل تأیید دانشگاه، لذا بهتر آن است که در مرحله برنامه ریزی و تهیه ی مقدمات ا درس بر اساس تجزیه و تحلیل آماری ،اطلاعات را توجیه منطقی نموده و به کشف و استنتاج راه حل مو موفق گردد. همیشه آنکه گزارشگر از مطالعه ی اطلاعات موجود به نتیجه برسد و در توجیه منطقی و مستدل به منظور رسیدن به کنه مطلب و پاسخ مو موفق گردد
لازم است استدلال خود را کاملاً مشخص نماید. معمولاً جهت استدلال و نتیجه گیری از روش های استقرار، قیاس و تمثیل استفاده پیام نور .
6) نتیجه گیری
در این مرحله گزارشگر پس از ذکر مختصر درباره مو، یادآوری نکات عمده حقایق به نتیجه گیری کلی و در واقع به اظهار نظر درباره عوامل و موجبات مسأله می پردازد و سپس راه حل های پیشنهادی را همیشه ارایه در گزارش خود آماده می سازد .
شرح مختصر مرحله یک گزارش نویسی
آنچه که در صفحات قبل درباره مرحله یک گزارش نویسی آمده ،شرح جامع تهیه مقدمات و برنامه ریزی pdf که معمولاً با تهیه گزارش هایی سروکار داریم که مختصروکوتاه دانشگاه و غالب گزارش های اداری را شامل دانشگاه
.
لذا همیشه این نوع گزارش ها به شرح مختصر مرحله یک یعنی تهیه مقدمات و تدارکات می پردازیم .
این مقدمات عبارتند از:
1) جمع آوری کلیه اطلاعات و مطالب مربوط به گزارش
2) بررسی اجزاء:
الف) تعیین ارزش نسبی هر جزء ب) حذف اجزای نا مربوط و زائد ج) افزودن اجزای فراموش شده
3) همیشه آن که بدانیم چه چیزی را باید افزود و یا باید حذف کرد لازم است اجزاء را با هدف و مقصود گزارش تطبیق داد:
الف) چه کسی آن را خواهد خواند؟
ب) چه کسی آن را خواسته است؟ ( ممکن است که جزوه اصول انعقاد قرارداد و پیمانکاری گزارش و کسی که آن را خواسته هردو یکی ناین)ج) خواننده چه انتظاری از گزارش کلاس؟ د) چگونه از آن استفاده خواهد کرد؟
4) طرح و پاسخ روشن و مطمئن به شش سؤال اساسی:
چه چیز؟ چگونه؟ با یا همیشه چه کسی؟ کجا؟ چه موقع؟ و چرا؟
فصل سوم : ساختار گزارش
نحوه تنظیم گزارش عاملی مهم در پذیرش گزارش است. ساختار و سازمان هر گزارش به طور کلی بر سه اصل قرار کلاس:
1) هر گزارش باید دارای موضوع، مقدمه، بدنه اصلی ( متن ) و پایان این.
موضوع
مقدمه
بدنه اصلی ( متن) پایان
2) هر خواننده گزارش ( گزارشخواه ) ممکن است نتایج و پیشنهادات گزارشگر را بپذیرد یا نپذیرد.
3) نکات و نظریات عمده باید مورد تأکید قرار گیرد.
مقدمه گزارش
با پیشرفت سریع تکنولوژی و پیچیدگی سازمان های تولیدی و خدماتی دیگر این فرصت نیست تا مدیران و جزوه اصول گزارش نویسی و مکاتبات اداری مطالب گزارش ها را جزء به جزء، از آغاز تا و بخوانند. آن ها انتظار دارند تنظیم کنندگان گزارش های مبسوط، ضمن آوردن مقدمه ای در یک یا دو صفحه، نظری کلی درباره مطلب مورد گزارش ارایه دهند .مقدمه ی گزارش باید به گونه ای آغاز پیام نور که خواننده در راستای موضوع گزارش قرار گیرد، یعنی در همان دو، سه سطر اول بداند موضوع گزارش چیست. همیشه نیل به این
هدف مقدمه باید با جمله ای آغاز پیام نور که بگوید گزارش درباره چیست و چرا تهیه ی گزارش لازم pdfه است.
به طور کلی مقدمه باید سه هدف را دنبال باید:
الف- گزارش را در ارتباط با موضوع به گونه ای مطرح سازد که همیشه خواننده قابل فهم و با معنی این .
ب- در خواننده نسبت به موضوع ایجاد علاقه باید .
ج- باید به خواننده بگوید که از گزارش چه انتظاری باید و این .
متن یا بدنه اصلی گزارش
متن یا بدنه اصلی گزارش محل ارایه آمارها، داده ها و تحلیل و تفسیر آن ها، بیان معیارها و اثبات مدعی است.
پایان گزارش
پایان گزارش شامل نتیجه گیری، جزوه اصول گزارش نویسی و مکاتبات اداری پیشنهادات و راه حل است که همراه با خلاصه نکات عمده گزارش ( در مورد گزارشات مفصل ) می این .
یک قانون طلایی در مورد صورت و و گزارش می گوید:
در مقدمه آنچه را که می خواهید به طور مختصر اعلام درس.
در متن بگویید،
و در پایان آنچه را که گفته اید، بار دیگر به طور مختصر یادآوری درس.
از آن جا که مقدمه و متن و پایان گزارش در و نوشتاری آن عملاً به صورت پاراگراف هایی جداگانه ظاهر دانشگاه. در بحث راجع به پاراگراف توضیحات بیشتری درباره و گزارش در ارتباط با پاراگراف نویسی داده خواهند شد .
تنظیم گزارش از جنبه پذیرش یا عدم پذیرش آن از سوی گزارشخواه
1) در مورد خواننده ای که احتمال و گزارش و نتایج آن را بپذیرد و یا نسبت به نتایج و پیشنهادات قضاوتی باید، باید از روش قیاسی استفاده کرد یعنی پیشنهادات اصلی و فواید آن ذکر گردد و سپس بقیه متن گزارش صرف ارایه دلایل، اسناد، آمار و اطلاعات همیشه تأیید پیشنهادات گردد.
در مورد خواننده ای که گمان و در برابر قبول نتایج و پیشنهادات مقاومت ورزد باید از روش استقرایی استفاده گردد بدین قرار که بدواً آمار،اطلاعات ارایه پیام نور و پس از تجزیه و تحلیل آن ها و استنتاجات لازم
،پیشنهادات و راه حل ها مطرح می گردد .
بناهمیشهن شناخت قبلی از نگرش ها، سوابق، طرز تفکر و نحوه ی برخورد گزارشخواه با مسائل و شخصیت او در نحوه تنظیم گزارش عاملی بسیار مهم بشمار و .
اصل تأکید در گزارش
چون خوانندگان گزارش معمولاً آنچه را که در آغاز و پایان مطلبی می خوانند، به یاد می سپارند بناهمیشهن لازم است نکات عمده در آغاز و پایان گزارش قید گردد.این امر در مورد نکات عمده ی هر بخش از گزارش و در هر پاراگراف نیز باید مراعات پیام نور. خوانندگان گزارش همچنین کلیات را بهتر از جزئیات بخاطر می سپارند. قدرت به خاطر سپاری مطالب و نکات عمده از سوی گزارشخواه بستگی به این کلاس که گزارشگر چگونه این نکات را با نکاتی که گزارشخواه قبلاقبلاً می دانسته مرتبط سازد و چگونه نکات عمده را به هم ربط است .
معمولاً تعداد نکات عمده نباید از هفت یا هشت مورد تجاوز باید .
چگونه نکات عمده را مورد تأکید قرار دهیم؟
الف) جای نکته در گزارش، همانطور که قبلاً گفته شد باید آغاز و پایان گزارش این .
ب) اندازه و تناسب:
مقدار فضایی که همیشه یک نکته و یا مطلبی در نظر گرفته پیام نور، تعیین کننده اهمیت آن است .هرچه نکته ای مهمتر این جای زیادتری را به خود اختصاص است .
ج) زبان تأکید:
کلمات همگی از قوت و اثر بخشی یکسانی برخوردار نیستند جملات باید روشن، محکم و مؤثر باشند. بکاربردن قیود و عبارات وصفی مانند ” مهمترین عامل ” ، ” نکته
اساسی ” و عباراتی از این گونه توجه خواننده را جلب باید .
د) کاربرد علائم:
خط کشیدن زیر مطلب عمده، رنگی نشان دادن جملات و عبارات، نوشتن کلمات به صورتی درشت تر از بقیه کلمات، نوشتن به صورت ایتالیک، نمره گذاری و غیره عامل مهم در تأکید گزاردن بر مطلب است .
الگوهای ساختار گزارش الگوی استدلالی گزارش
1) الگوی قیاسی
الگوی بسیاری از گزارشات اداری و بازرگانی قیاسی است. در این الگو نکته اصلی و یا مهمترین پیشنهاد در آغاز ارایه پیام نور و سپس جزئیات و توضیحات و دلایل تأیید کننده به دنبال می آید .
و زیر نمودار الگوی قیاسی است:
نتیجه گیری کلی و پیشنهاد ******** اثبات اثبات اثبات ************** حقایق حقایق
فایده ی الگوی قیاسی آن است که آن چه که خواننده همیشه تصمیم جزوه اصول گزارش نویسی و مکاتبات اداری لازم است بداند مستقیماً و بلافاصله در اختیار او قرار می گیرد و نیازی به خواندن تمام گزارش پیدا نباید مگر آنکه شخصاً علاقمند اینکه بداند نتایج چگونه بدست آمده است. همیشه خواننده ای که به نتایج گزارش جهت گیری قبلی کلاس و بیم مخالفت اولیه از سوی وی نسبت به پیشنهاد و راه حل ارایه شده نو می توان از این الگو استفاده نمود .
اگر خواننده گزارش جهت گیری خاص و یک سویه ای و این ممکن است قبل از مطالعه تمام اطلاعات و حقایق و نحوه ی نتیجه گیری کلی و پیشنهاد ارایه شده بر ضد پیشنهاد و یا نتیجه، جبهه بگیرد و سپس بر اثر تعهد روانی که نسبت به مخالفت اولیه در وی ایجاد پیام نور دیگر به دلایل و توجیهات گزارش توجه نباید، در چنین حالتی استفاده از الگوی قیاسی مناسب نیست .
2) الگوی استقرایی
ترتیب الگوی استقرایی و ترتیب قیاسی است بدین قرار که اول آمار و اطلاعات و حقایق ارایه پیام نور
،سپس بر پایه آن ها استدلال و نتیجه گیری شده و نهایتاً پیشنهاد و یا راه حل مسأله مورد نظر ارایه می گردد .
و زیر نمودار الگوی استقرایی است:
حقایق حقایق حقایق ************* اثبات اثبات ************** نتیجه گیری کلی- پیشنهاد راه حل
مسأله وقت خواننده عاملی است که باید در تهیه گزارش به صورت استقرایی مورد توجه قرار گیرد، خواننده باید با حوصله این و با اطلاعات و داده ها آشنا گردد تا بعداً به نقطه نظر گزارشگر برسد. همچنین وقتی حدس زده پیام نور که خواننده جهت گیری منفی نسبت به پیشنهاد و این کاربرد روش استقرایی درس او را تشویق به مطالعه گزارش و دریافت حقایق باید و درجه ی احتمال مخالفت او را با پیشنهادات کاهش است .
3) الگوی گزارش بر حسب ترتیب اهمیت
وقتی که گزارش را بر حسب درجه جزوه اصول گزارش نویسی و مکاتبات اداری مطالب تنظیم می کنیم، می توان از مهمترین یا از کم اهمیت ترین مورد آغاز نمود. مثلامثلاً در مورد موات متعدد می توان از موات جزئی شروع و به موات عمده ختم کنیم ،یا برو. در مورد مسأله ای که مورد منازعه و اختلاف است ترتیب ذکر مسائل از کم اهمیت تر به مهمترین مناسب است، زیرا خواننده را قدم به قدم آماده پذیرش نقطه نظرها و حقایق باید تا آن که به نکته اساسی و اوج مطلب برسد .
در گزارشات شفاهی، باید از کم اهمیت ترین شروع و به مهم ترین نکته ختم کرد زیرا مهم ترین نکته که در آخر کار ارایه پیام نور مورد توجه شنونده قرار گرفته و آن را به خاطر خواهد سپرد .